Czym jest umowa najmu hali magazynowej? Co musi zawierać?
Wynajem magazynu jest obecnie jednym z najważniejszych elementów łańcucha dostaw i kluczowym czynnikiem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Niesie ze sobą korzyści zarówno dla najemcy, jak i wynajmującego. Warto wiedzieć, co powinna zawierać umowa najmu hali magazynowej i jak ją przygotować. Pozwoli to uniknąć wielu problemów i frustracji, które mogą się pojawić, gdy umowa najmu magazynu będzie niekorzystna dla jednej ze stron.
Spis treści
- Umowa najmu magazynu - kiedy i w jakiej formie należy sporządzić?
- Co powinna zawierać umowa najmu magazynu?
- Podsumowanie
Istotą zawierania umowy najmu jest uregulowanie stosunków pomiędzy wynajmującym a najemcą odnośnie do korzystania z danej przestrzeni. Umowa najmu powierzchni magazynowej jest umową cywilnoprawną, w której strony ustalają warunki wynajmu określonej powierzchni – zazwyczaj dotyczy całego obiektu lub jego części.
Przed podjęciem decyzji o wynajmie magazynu trzeba dokładnie przemyśleć warunki najmu oraz przejrzeć treść umowy, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień.
Umowa najmu magazynu - kiedy i w jakiej formie należy sporządzić?
Przede wszystkim umowa najmu powinna zostać sporządzona przed rozpoczęciem korzystania z magazynu. Moment jej zawarcia jest zależny od dostępności obiektu i oczekiwań dotyczących terminów wprowadzenia się przez najemcę, a także porozumienia się obu stron co do jej założeń. Dopiero związanie się umową najmu gwarantuje, że dany obiekt będzie dla najemcy dostępny. Dlatego ważne jest, aby zawierać ją z wyprzedzeniem gwarantującym odbiór powierzchni oraz umożliwiającym najemcy bezproblemową przeprowadzkę. Sprawne sporządzenie umowy najmu i podpisanie jej dużo wcześniej ma wiele korzyści.
- Po pierwsze, z perspektywy najemcy daje to pewność, że wybrane miejsce będzie dla niego dostępne w określonym terminie i na dogodnych warunkach. Zwlekanie z podpisaniem umowy do ostatniej chwili niesie ryzyko, że ktoś inny wcześniej wynajmie magazyn, co pozbawi nas miejsca do prowadzenia działalności.
- Po drugie, podpisanie umowy z dużym wyprzedzeniem pozwala na dokładne omówienie i uzgodnienie wszystkich warunków wynajmu pomiędzy stronami. Pozwoli to uniknąć nieporozumień związanych z opłatami, terminami płatności czy warunkami korzystania z magazynu.
- Po trzecie, podpisanie umowy najmu na wczesnym etapie daje obu stronom spokój i poczucie bezpieczeństwa. Dzięki temu najemca ma zagwarantowane miejsce na przechowywanie swojego towaru czy też prowadzenie własnej działalności, natomiast właściciel magazynu – płynność finansową.
Umowę najmu powierzchni magazynowej należy zawrzeć na piśmie, gdyż stanowi dowód zawarcia umowy oraz pozwala na uniknięcie nieporozumień co do jej treści. Wynajmujący może przygotować umowę najmu samodzielnie lub skorzystać z pomocy prawnika.
Warto pamiętać, że w przypadku sporu związanego z wynajmem umowa będzie stanowić ważny dokument dowodowy.
Przeczytaj także:
- Co wchodzi w skład kosztów magazynowania? Poradnik dla inwestora
- Strategia ESG - co jest strategią ESG - rynek magazynowy w Polsce
Co powinna zawierać umowa najmu magazynu?
Umowa najmu magazynu to dokument, który reguluje relacje między wynajmującym a najemcą. Aby była ona skuteczna i chroniła interesy obu stron, powinna zawierać szereg kluczowych informacji.
Dokument umowy najmu powinien być uporządkowany tak, by można było szybko odnaleźć w treści potrzebną informację, m.in. podzielony na akapity oraz punkty, a także ułożony tematycznie. Dodatkowo na początku umowy warto wskazać wszelkie istotne definicje, które później będą omawiane w treści umowy.
Dane stron umowy
Najważniejsze są dane stron, czyli najemcy (osoby lub firmy chcącej wynająć magazyn) i wynajmującego (właściciela powierzchni magazynowej), przedmiot umowy oraz zasady korzystania z niego. W umowie należy podać imiona i nazwiska lub nazwy firm, adresy, a także numery identyfikacyjne, takie jak NIP i REGON. Warto zwrócić uwagę, czy dane te są poprawne i aktualne. Niewychwycenie nieprawidłowości w odpowiednim czasie może skutkować tym, że pomimo podpisania umowy najmu stanie się ona nieważna. Istotne jest również, aby umowa najmu zaopatrzona była datą oraz miejscem jej zawarcia.
Przedmiot najmu
W umowie musi znaleźć się precyzyjne określenie przedmiotu najmu – w tym przypadku magazynu. Powinno obejmować dokładny adres nieruchomości, numer, lokalizację i powierzchnię wynajmowanego pomieszczenia. Zawsze trzeba sprawdzić jego poprawność i zgodność z rzeczywistym adresem magazynu.
Cel wynajmu
Dodatkowo najemca powinien wskazać, w jakim celu będzie wynajmował magazyn, np. jako miejsce składowania towarów lub prowadzenia produkcji. Warto także sprawdzić, czy wynajmujący nie nałożył na użytkowanie magazynu jakichkolwiek ograniczeń, np. w zakresie godzin otwarcia czy rodzaju przechowywanych towarów.
Okres wynajmu magazynu
Najemca i wynajmujący muszą uzgodnić okres wynajmu, który powinien być dokładnie opisany w umowie. Okres ten może być ustalony na czas określony lub nieokreślony (inaczej umowa na czas oznaczony lub na czas nieoznaczony). W pierwszym przypadku należy podać dokładną datę rozpoczęcia i zakończenia najmu, aby uniknąć nieporozumień związanych z przedłużaniem umowy. Z kolei w umowie na czas nieokreślony konieczne jest, aby określić termin jej wypowiedzenia przez każdą ze stron.
Adaptacja powierzchni
W przypadku zarówno istniejących już magazynów, jak i tych w trakcie budowy często pojawia się potrzeba dostosowania powierzchni magazynowej do konkretnych potrzeb najemcy. W tym celu strony powinny wspólnie ustalić ilość i wielkość koniecznych zmian oraz zakres partycypacji w kosztach dostosowania powierzchni.
Tryb przekazania magazynu
W umowie należy opisać sposób przekazania magazynu najemcy. Często stosuje się określony mechanizm, w którym organizowane są co najmniej dwa terminy odbiorów. Podczas pierwszego ustala się, czy w przekazywanej powierzchni występują jakieś wady i czy są one możliwe do usunięcia, a jeżeli tak, to w jakim czasie zostaną usunięte. Przy kolejnym odbiorze sprawdzane jest, czy wady wskazane w protokole zdawczo-odbiorczym zostały usunięte i czy najemca będzie mógł przejąć powierzchnię w stanie spełniającym jego oczekiwania.
Płatności związane z wynajmem magazynu
Umowa najmu nie może funkcjonować bez określenia w niej wysokości czynszu oraz sposobu i terminu jego płatności. Na rynku nieruchomości komercyjnych wartości te podawane są zwyczajowo jako stawka za metr kwadratowy najmowanej powierzchni, płatnej miesięcznie aż do zakończenia okresu najmu. Jeżeli będą pobierane dodatkowe opłaty za korzystanie z magazynu, np. koszty zużycia mediów lub eksploatacyjne, to trzeba je również wskazać w umowie.
Dodatkowo należy pamiętać o waloryzacji umów najmu nieruchomości komercyjnych, co jest istotnym zagadnieniem, które wpływa na finanse zarówno wynajmującego, jak i najemcy. W przypadku braku umownych postanowień dotyczących waloryzacji czynszu, zastosowanie mają przepisy prawa. Zgodnie z nimi wynajmujący może zmienić wysokość opłat jedynie na podstawie uzasadnionej potrzeby, takiej jak wzrost kosztów związanych z eksploatacją nieruchomości.
Z kolei jeśli umowa zawiera postanowienia dotyczące waloryzacji, to najczęściej stosuje się wskaźniki inflacyjne lub stawki rynkowe do ustalenia nowej wysokości czynszu.
Zabezpieczenie dla wynajmującego
Aby chronić interesy wynajmującego, umowa najmu magazynu może przewidywać stosowanie różnych form zabezpieczenia. Najczęstszą formą jest kaucja lub gwarancja bankowa, których wartości ustala się indywidualnie. W większości przypadków wynosi ona od trzech do kilku miesięcy czynszu. Po zakończeniu najmu kaucja lub gwarancja bankowa powinna być zwrócona najemcy, pod warunkiem że ten wywiązał się ze wszystkich swoich zobowiązań, a magazyn został zwrócony w stanie niepogorszonym.
Poddanie się egzekucji
Jednym z ważniejszych elementów umowy najmu magazynu jest oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. Stanowi także istotne zabezpieczenie dla wynajmującego, w przypadku gdyby najemca nie wywiązał się z płatności czynszu lub nie zwrócił powierzchni w terminie. Oświadczenie to pozwala wynajmującemu na złożenie wniosku o nakaz zapłaty albo nakaz eksmisji i prowadzenie egzekucji na podstawie wydanego dokumentu.
Obowiązki najemcy i wynajmującego
Każda umowa najmu powinna określać obowiązki najemcy i wynajmującego. Najemca zwykle odpowiada za utrzymanie magazynu w stanie niepogorszonym oraz za ewentualne szkody powstałe w trakcie użytkowania magazynu. Wynajmujący z kolei zobowiązuje się do zapewnienia magazynu w stanie umożliwiającym korzystanie z niego zgodnie z przeznaczeniem oraz do przeprowadzenia ewentualnych napraw. Ważne jest, aby w umowie określone zostały prawa stron, takie jak np. możliwość podnajmu wynajmowanej przez najemcę powierzchni, czy też przeniesienia praw z umowy na inny podmiot.
Odpowiedzialność za szkody
Należy również pamiętać o kwestiach związanych z bezpieczeństwem magazynu oraz ubezpieczeniem. W umowie powinno się dokładnie określić, kto odpowiada za szkody wyrządzone w magazynie, a także jaki rodzaj ubezpieczenia należy posiadać.
Powierzchnia magazynowa to również element wizerunkowy, często istotny dla najemcy, który w swojej działalności chce się wyróżniać lub po prostu chce zostać dostrzeżony przez potencjalnych klientów. W tym celu należy ustalić z wynajmującym możliwość zamieszczania szyldów i znaków reklamowych, a także określić miejsce montażu i ich rozmiar.
Wypowiedzenie umowy najmu
Kwestia wypowiedzenia umowy najmu jest często zależna od okresu obowiązywania umowy, na jaki została zawarta. Najczęściej w umowach najmu powierzchni magazynowych są to okresy długoterminowe i nie ma możliwości wypowiedzenia jej do tego czasu przez żadną ze stron. Wynajmujący może wypowiedzieć umowę bez zachowania terminu tylko w przypadku naruszenia przez najemcę jej postanowień lub gdy najemca znacznie pogorszy swoją sytuację finansową, co zagraża spłacie zobowiązań. W przypadku umów bezterminowych najemca powinien zachować termin wypowiedzenia określony w umowie, zwykle wynoszący od 1 do 3 miesięcy. Wypowiedzenie umowy powinno być złożone na piśmie i przesłane drugiej stronie za potwierdzeniem odbioru. Po zakończeniu okresu najmu lub w przypadku wypowiedzenia umowy najemca ma obowiązek zwrócić wynajmującemu przedmiot najmu w stanie niepogorszonym, zgodnym z opisem w umowie. W przypadku uszkodzeń lub innych zmian w stanie przedmiotu najmu wynajmujący może pobrać opłaty za naprawy bądź odnowienie.
Postanowienia końcowe
W ostatniej części umowy najmu magazynu znajdują się tzw. postanowienia końcowe, które uzupełniają treść umowy. W tym miejscu najczęściej umieszcza się informacje o tym, że każda ze stron otrzymała odpowiadający jej egzemplarz umowy, a także że wszelkie zmiany do umowy wymagają formy pisemnej w formie aneksu. Ponadto mogą być umieszczone dodatkowe postanowienia, takie jak np. pouczenie o ochronie danych osobowych, dane do kontaktu lub inne informacje dotyczące najmu.
Załączniki do umowy najmu
Trzeba pamiętać, że umowa najmu to również załączniki, które uzupełniają treść umowy. Mogą to być np. plan magazynu z zaznaczoną powierzchnią wynajętą przez najemcę, wskazanie, jakie prawa i obowiązki wynikają z umowy, czy też regulamin korzystania z magazynu. Wszystkie załączniki powinny być dokładnie opisane.
Podsumowanie
Umowa najmu magazynu to ważny dokument, który powinien zostać sporządzony w sposób szczegółowy i dokładny, z uwzględnieniem praw i obowiązków obu stron. Ważne jest, aby obie strony umowy dokładnie zrozumiały swoje prawa i obowiązki.
W przypadku wątpliwości co do kształtu umowy najmu magazynu lub jej poszczególnych zapisów warto skonsultować się z prawnikiem bądź specjalistą ds. nieruchomości. Dzięki temu będzie można mieć pewność, że umowa zostanie dokładnie przemyślana i uwzględnione zostaną wszystkie kluczowe kwestie, co zminimalizuje ryzyko pojawienia się nieporozumień i konfliktów między stronami.
