Audyt logistyczny. Co to jest audyt logistyczny? Na czym polega audyt? Po co przeprowadza się audyt?
Procesy logistyczne są nieodłącznym elementem, które towarzyszą prowadzonej działalności gospodarczej związanej z wytwarzaniem produktów, magazynowaniem czy handlem nimi. Żeby poprawić ogólną sprawność tych działań, wyeliminować słabe punkty i zminimalizować ryzyko błędów warto przeprowadzać regularnie audyty logistyczne w przedsiębiorstwie. Fachowo wykonany audyt logistyczny może przynieść firmie wiele różnorodnych korzyści.
Spis treści
- Co to jest audyt logistyczny?
- Po co przeprowadzać audyt logistyczny?
- Zakres merytoryczny audytu logistycznego
- Kiedy przeprowadzać audyt logistyczny?
- Kto ma przeprowadzać audyt logistyczny?
- Jak przebiega audyt logistyczny?
Co to jest audyt logistyczny?
Logistyka jest bardzo ważnym obszarem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, w którym mamy do czynienia z przepływem surowców, materiałów czy gotowych produktów. Obejmuje swym zasięgiem wszystkie aspekty związane z zarządzaniem tymi przepływami w ramach łańcucha dostaw – od ich planowania, po realizację. Z uwagi na to, że są to często dość złożone procesy, mogą pojawić się obszary mniej efektywne, które będą negatywnie wpływać na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Dlatego tak istotne są odpowiednie narzędzia, które pozwolą wykrywać te obszary i wdrażać skuteczne rozwiązania.
Przykładem takiego narzędzia jest audyt logistyczny, który pozwala na niezależną diagnozę i analizę wszystkich procesów związanych z działalnością logistyczną firmy. W wyniku przeprowadzonego audytu przedsiębiorstwo otrzymuje kompleksową ocenę obecnego stanu wszystkich kluczowych obszarów, jakie związane są z zachodzącymi w firmie procesami logistycznymi, ze wskazaniem rozbieżności między stanem faktycznym a oczekiwanym. Właściwie przeprowadzony audyt logistyczny powinien więc umożliwić wykrycie wszystkich słabych stron tych procesów i ograniczeń, z jakimi boryka się firma.
Jednak audyt to nie tylko wskazanie wąskich gardeł w działalności logistycznej. Istotą audytu jest także charakter doradczy. Powinien wskazać kierunki zmian i niezbędne działania naprawcze, które pozwolą zoptymalizować cały obszar związany z logistyką w przedsiębiorstwie.
Po co przeprowadzać audyt logistyczny?
Głównym celem audytu logistycznego jest naturalnie dokładna analiza wszystkich kluczowych aspektów związanych z procesami logistycznymi w przedsiębiorstwie, m.in. pod kątem ich efektywności, bezpieczeństwa, wpływu na środowisko naturalne, zgodności z obowiązującymi przepisami, a także w ujęciu kosztowym. Uzyskane w ten sposób informacje albo potwierdzą poprawność realizowanych działań, albo pozwolą zidentyfikować obszary, w których występują nieprawidłowości i jednocześnie wskażą sposoby ich usprawnienia. W efekcie audytu zarządzający firmą powinien otrzymać rekomendacje, jakie dokładnie działania i zmiany należy wdrożyć, żeby zlikwidować słabe punkty w firmowych łańcuchach dostaw.
Następstwem tych zmian może być podniesienie efektywności i jakości procesów logistycznych, obniżenie kosztów operacyjnych oraz poprawa warunków pracy. Optymalizacja procesów logistycznych może też przełożyć się na poprawę funkcjonowania w innych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Następstwem audytu logistycznego może być również dostosowanie realizowanych działań do obowiązujących przepisów, norm czy standardów. Ważną kwestią jest także poprawa relacji biznesowych z kontrahentami i związana z tym poprawa wizerunku firmy.
Przeczytaj także:
- Roboty w przemyśle - budowa i zastosowanie. Koszty inwestycji w roboty przemysłowe
- Przemysł 4.0 - magazyny i logistyka w przedsiębiorstwie produkcyjnym
- Co to jest sztuczna inteligencja i jakie daje możliwości w logistyce magazynowej?
Zakres merytoryczny audytu logistycznego
Różna specyfika prowadzonej działalności i różnorodna struktura przedsiębiorstwa (w tym działów odpowiedzialnych za logistykę) sprawiają, że zakres takiego audytu może być wieloraki. Istotne są również aktualne potrzeby przedsiębiorstwa i konkretne cele, jakie firma chce osiągnąć dzięki audytowi.
Audyt logistyczny z pewnością powinien objąć:
- organizację pracy osób odpowiedzialnych za procesy logistyczne i zarządzanie nimi,
- realizację procesów magazynowych,
- sposób wykorzystania różnego rodzaju pojazdów, urządzeń i narzędzi, stosowanych w procesach logistycznych,
- trasy przewozu i miejsca przeładunku przewożonych ładunków,
- prowadzoną dokumentację,
- przepływ informacji między różnymi działami w przedsiębiorstwie, a także między firmą a zewnętrznym podmiotem.
Prawidłowo przeprowadzony audyt logistyczny powinien w dużej mierze opierać się na kluczowych wskaźnikach efektywności (KPI). Pozwalają one jednoznacznie ocenić mierzone parametry i porównać je w czasie. Ze względu na dużą liczbę stosowanych wskaźników KPI przed przystąpieniem do audytu powinno się określić, które z nich będą najważniejsze z punktu widzenia danego przedsiębiorstwa i zaplanowanego celu.
Duży wpływ na zakres przeprowadzonych czynności podczas audytu logistycznego ma również zaplanowany cel. Nie zawsze bowiem istnieje potrzeba realizowania kompleksowego badania wszystkich obszarów przedsiębiorstwa.
Audyt logistyczny może kłaść nacisk np. na następujące obszary:
- finansowy – audyt pozwala ocenić realizowane procesy logistyczne w ujęciu kosztowym, dzięki czemu firma dowiaduje się, które obszary odpowiadają za wysokie koszty operacyjne i w jaki sposób można je ograniczyć,
- środowiskowy – procesy logistyczne oceniane są głównie pod kątem ich wpływu na środowisko naturalne, co w dzisiejszych czasach nabiera coraz większego znaczenia, choć pośrednio może również wpływać na ograniczenie kosztów operacyjnych (np. przez zmniejszenie zużycia mediów),
- jakościowy – realizowanie procesów zgodnie z odpowiednimi standardami i systemami zarządzania jakością może zapewnić wiele korzyści, dlatego audyt może wskazać te obszary, w których należy podjąć odpowiednie kroki naprawcze,
- zgodności z przepisami – dzięki audytowi firma może zidentyfikować te działania, które są prowadzone niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi,
- bezpieczeństwa – dzięki audytowi można zlokalizować wszystkie potencjalnie niebezpieczne obszary, które należy usprawnić, żeby zminimalizować ryzyko wypadku czy innego zdarzenia,
- informatyczny – w dobie cyfryzacji wszystkich możliwych procesów audyt może wskazać te obszary, które warto zdigitalizować w pierwszej kolejności, a także sprawdzi, czy istniejące już cyfrowe rozwiązania spełniają w pełni swoje zadania.
Kiedy przeprowadzać audyt logistyczny?
Żadne przepisy czy normy nie wskazują częstotliwości przeprowadzania audytów logistycznych w przedsiębiorstwie. Nie oznacza to jednak, że należy wykonywać je sporadycznie, tylko wówczas, gdy pojawią się wyraźne sygnały świadczące o nieprawidłowościach związanych z realizacją procesów logistycznych, spadnie ich efektywność lub zaczną rosnąć koszty obsługi tych procesów.
Nie ma też nakazu przeprowadzania cyklicznie audytu, jednak można wskazać pewne sytuacje, w których taki audyt może być konieczny. Przede wszystkim takim momentem jest istotna reorganizacja procesów logistycznych lub włączenie do nich nowych elementów. Również każda większa zmiana w magazynie może być przyczyną wszczęcia procedury audytu. Warto także dokładniej przyjrzeć się realizowanym procesom logistycznym w chwili dużej zmiany w procesach produkcyjnych, a także wytwarzanego asortymentu.
Kto ma przeprowadzać audyt logistyczny?
W praktyce stosuje się dwa podejścia w tej kwestii. Firma może wykonać audyt we własnym zakresie lub zatrudnić w tym celu podmiot zewnętrzny. Pierwszą opcję wybierają raczej duże przedsiębiorstwa, które w swojej strukturze mają wydzielone działy będące w stanie wykonać taki audyt profesjonalnie. Nie chodzi bowiem o to, żeby powołać zespół złożony z przypadkowych pracowników, którzy raz na jakiś czas przeprowadzą audyt procesów logistycznych. Brak bowiem odpowiedniego doświadczenia może sprawić, że uzyskane efekty audytu będą niewielkie i w dalszym ciągu w procesach logistycznych będą występować nieprawidłowości.
Teoretycznie więc lepszym rozwiązaniem jest powierzenie przeprowadzenia audytu zewnętrznej firmie. Choć wiąże się to z dodatkowymi kosztami, to dzięki wdrożonym zmianom w następstwie audytu mogą pojawić się określone oszczędności lub inne mniej lub bardziej wymierne korzyści.
Wybierając audytora zewnętrznego, należy zwrócić uwagę na jego doświadczenie w realizacji tego typu audytów, ale również istotna może okazać się znajomość danej branży. Ważne będą więc uzyskane referencje od innych firm po przeprowadzonym audycie logistycznym, a także obecność w zespole audytowym osób o odpowiednim doświadczeniu praktycznym.
Jak przebiega audyt logistyczny?
Brak odpowiednich przepisów czy norm, które regulują ściśle sposób przeprowadzenia audytu logistycznego, powoduje, że jego przebieg może być dość zróżnicowany w zależności od audytora. Z pewnością można jednak wskazać pewne obszary czy etapy audytu, które są wspólne bez względu na to, jaki jest cel i zakres audytu, ani też, kto go wykonuje.
W pierwszym etapie firma powinna zdefiniować dokładne cele i zakres audytu, a także dokonać wyboru audytora. Bez względu na to, czy będzie to audyt wewnętrzny czy zewnętrzny, wszystkie dokonane na tym etapie ustalenia należy przekazać osobom, które będą taki audyt przeprowadzać.
Następnie następuje realizacja badania. W pierwszej kolejności audytor powinien pozyskać jak najwięcej informacji na temat przeprowadzanych zadań logistycznych. W tym celu niezbędne mogą okazać się wizja lokalna, rozmowa z pracownikami i kadrą menedżerską, a także wgląd w odpowiednie dokumenty. Pomocna może być także ankieta, którą wypełniają różni pracownicy zaangażowani w realizację procesów logistycznych.
Kolejny etap to analiza pozyskanych danych. Pozwoli ona na określenie stanu faktycznego w różnych obszarach przedsiębiorstwa i porównanie go ze stanem pożądanym. To na tym etapie identyfikuje się przyczyny występowania nieprawidłowości czy wąskie gardła.
Finalnym etapem audytu logistycznego powinien być raport końcowy wraz z propozycją kompleksowych rozwiązań, które audytor rekomenduje, a które pozwolą zoptymalizować procesy logistyczne.
Wprawdzie audyt logistyczny nie jest obowiązkowy, jego brak nie jest w żaden sposób sankcjonowany, to z punktu widzenia przedsiębiorcy dużo ważniejsza powinna być rzeczywista efektywność procesów logistycznych. A często bez rzetelnej oceny stanu faktycznego poszczególnych obszarów firma może nawet nie mieć świadomości, że realizowane zadania są np. mało wydajne i generują nadmierne koszty.
