Cyfryzacja prawa budowlanego. Jakie są korzyści z wprowadzenia EDB i c-KOB?
Cyfryzacja nie ominęła branży budowlanej w zakresie czynności związanych z przebiegiem procesu budowlanego oraz zarządzania obiektem. Elektroniczny dziennik budowy (EDB) i elektroniczna książka obiektu budowlanego (c-KOB) to nowe formy dokumentacji, które są jednym z efektów zwiększania się udziału technologii komputerowej oraz Internetu również w szeroko pojętym budownictwie. Jakie korzyści niesie wprowadzenie elektronicznej dokumentacji? Czy papierowy dziennik budowy nadal trzeba prowadzić?
Spis treści
- Nowa forma dokumentacji. Elektroniczny dziennik budowy i elektroniczna książka obiektu budowlanego
- Kto może wystąpić o EDB oraz c-KOB?
- Dokonywanie wpisów w EDB oraz c-KOB
- Procedura poprawiania wpisów
- Podsumowanie
Inwestorzy, zarządcy nieruchomości oraz pełnomocnicy są niewątpliwie beneficjentami postępującego procesu cyfryzacji administracji publicznej. Elektroniczne księgi wieczyste, Portal Rejestrów Sądowych, Portal Informacyjny Sądów Powszechnych oraz e-doręczenia to tylko niektóre przykłady informatyzacji wymiaru sprawiedliwości oraz relacji obywateli z organami państwa.
Cyfryzacja wkroczyła również do prawa budowlanego oraz szeroko rozumianej branży zarządzania nieruchomościami. Forma elektroniczna czynności faktycznych i prawnych związanych z procesem budowlanym pojawiła się obok tradycyjnej formy pisemnej.
Już nie tylko papier jest nośnikiem wniosków oraz oświadczeń uczestników procesu budowlanego. Co więcej, wszystkie istotne zdarzenia związane z realizacją robót budowlanych lub użytkowaniem ukończonych obiektów można dokumentować nie tylko na piśmie, lecz także w formie elektronicznej, z wykorzystaniem oprogramowania udostępnionego przez Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego.
Nowa forma dokumentacji. Elektroniczny dziennik budowy i elektroniczna książka obiektu budowlanego
Cyfryzacja budowy to przede wszystkim wprowadzenie do obrotu nowej formy dokumentacji: elektronicznego dziennika budowy (dalej jako „EDB”, udostępniony pod adresem https://e-dziennikbudowy.gunb.gov.pl) oraz elektronicznej książki obiektu budowlanego (dalej jako „c-KOB”, udostępniona pod adresem https://c-kob.gunb.gov.pl). (przyp. autora: Ustawa z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw wprowadziła z dniem 27 stycznia 2023 r. EDB oraz z dniem 1 stycznia 2023 r. c-KOB (DzU z 2022 r., poz. 1557)).
Istota obydwu rejestrów nie zmieniła się – tak jak dotychczas dziennik budowy służy do urzędowego rejestrowania przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń z nimi związanych, a książka obiektu budowlanego stanowi oficjalny zbiór danych oraz informacji o użytkowanym obiekcie budowlanym.
W obu rejestrach osoby upoważnione mają prawo i obowiązek dokonywania wpisów, które w porządku chronologicznym dokumentują przebieg prac, a następnie eksploatacji oddanego do użytku obiektu budowlanego.
Niewątpliwie korzyścią płynącą z cyfryzacji dokumentacji budowlanej jest jej odmiejscowienie. Papierowy dziennik budowy powinien fizycznie znajdować się na budowie, co wiąże się z ryzykiem jego zgubienia, zniszczenia lub kradzieży. Dziennik elektroniczny, tak samo jak i c-KOB, są systemami teleinformatycznymi w rozumieniu Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (przyp. autora: System teleinformatyczny w rozumieniu ustawy to zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie, przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych przez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (DzU 2004 nr 171, poz.1800)).
Administratorem danych zawartych w EDB i c-KOB jest Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego, który odpowiada za utrzymanie i rozwój obu systemów oraz zabezpieczenie przed nieautoryzowaną zmianą lub utratą wpisów. Tak więc ryzyko związane z istnieniem oraz integralnością danych w EDB oraz c-KOB spoczywa na organie administracji publicznej, samo zaś dokonywanie wpisów może odbywać się z dowolnego miejsca, przy wykorzystaniu komputera lub mobilnych urządzeń elektronicznych (tzw. urządzenia końcowe, jak np. smartfon, tablet). Nie trzeba więc być fizycznie na budowie lub w danym obiekcie budowlanym, aby przeglądać wpisy lub wprowadzać nowe.
Przeczytaj również:
- Sankcje za opóźnienie w realizacji robót budowlanych. Co grozi wykonawcom za opóźnienia?
- Kto odpowiada za uszkodzenia infrastruktury podczas budowy? Rodzaje szkód, odszkodowanie
Dokonywanie wpisów w EDB nie wymaga bezwzględnej obecności na terenie budowy, niemniej jednak osoby pełniące samodzielne funkcje techniczne (kierownik budowy, inspektor nadzoru inwestorskiego) powinny dokumentować wpisem w dzienniku budowy to, co rzeczywiście widziały na danym etapie realizacji inwestycji budowlanej. Wymóg dochowania zawodowej staranności w pełnieniu funkcji technicznych na budowie nie powinien schodzić na dalszy plan wskutek możliwości dokonywania wpisów w EDB zza biurka i na odległość.
Nie bez znaczenia jest również komfort samego inwestora, który mając zdalny dostęp do systemu EDB, może na bieżąco sprawdzać treść i chronologię wpisów na poszczególnych budowach. W odniesieniu do książki obiektu budowlanego niewątpliwą zaletą cyfryzacji jest możliwość udostępniania c-KOB nowym właścicielom lub zarządcom obiektu, w ślad za zmianami właścicielskimi lub w następstwie przekazania zarządu obiektem nowemu administratorowi.
Oczywiście, w najbliższym czasie będziemy mieć do czynienia z dualizmem formy prowadzenia dziennika budowy i książki obiektu. Przepisy przejściowe zakładają, że dziennik budowy w postaci papierowej będzie wydawany przez organy administracji architektoniczno-budowlanej do 31 grudnia 2029 r. (przyp. autora: Wyjątkiem będą dzienniki budowy dokumentujące roboty budowlane na terenach zamkniętych, ustalonych decyzją Ministra Obrony Narodowej. Również w odniesieniu do terenów zamkniętych będą nadal prowadzone papierowe książki obiektów budowlanych (zob. art. 47v oraz 60h ust. 2 Prawa budowlanego)).
W konsekwencji przez najbliższe sześć lat inwestorzy mają wybór: mogą występować o wydanie papierowego dziennika budowy albo skorzystać z aplikacji EDB. Do dualizmu formy prawnej dziennika budowy oraz dokonywania w nim wpisów będą musieli siłą rzeczy dostosować się profesjonaliści, czyli projektanci, kierownicy budów oraz inspektorzy nadzoru.
Należy wspomnieć również o możliwości przejścia z formy papierowej rozpoczętego dziennika budowy na jego wersję elektroniczną. Zgodnie z nowym art. 47k Prawa budowlanego dziennik budowy prowadzony w postaci papierowej można kontynuować w postaci elektronicznej. W takiej sytuacji inwestor występuje o wydanie EDB, a po jego otrzymaniu zamyka wpisem dotychczasowy dziennik budowy, rozgraniczając w ten sposób papierową i cyfrową dokumentację budowy.
Kto może wystąpić o EDB oraz c-KOB?
Wniosek o wydanie dziennika budowy w wersji elektronicznej składa online inwestor w terytorialnie właściwym starostwie powiatowym. Aby organ administracji architektoniczno-budowlanej mógł przypisać konkretnemu inwestorowi dziennik budowy wraz z nadanym mu indywidualnym numerem, należy wcześniej zarejestrować się i założyć konto na stronie Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego w rejestrze EDB (przyp. autora: Wydanie dziennika budowy w postaci elektronicznej odbywa się przez przydzielenie inwestorowi na jego koncie w systemie EDB dostępu do dziennika budowy. Zob. § 5 Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z 22 grudnia 2022 r. w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy (DzU z 2023 r., poz. 45)).
Logowanie do systemu EDB następuje przez potwierdzenie tożsamości użytkownika przez jego profil zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczną. Każda osoba, która założyła konto w systemie EDB, staje się jego wyłącznym użytkownikiem.
Ze względu na bezpieczeństwo danych oraz moc dowodową wpisów w dzienniku budowy użytkownik EDB nie powinien udostępniać swojego konta osobom trzecim (z wyjątkiem pełnomocników), np. przez przekazanie kodu QR z aplikacji mObywatel 2.0 lub danych uwierzytelniających z bankowości elektronicznej, niezbędnych do zalogowania się w EDB. Oczywiście, zarejestrowany użytkownik systemu EDB może mieć kilka aktywnych elektronicznych dzienników budowy, zgodnie z zasadą, że dziennik budowy prowadzi się odrębnie dla każdego obiektu budowlanego.
Po uzyskaniu dostępu do EDB inwestor będzie mógł oficjalnie powierzyć pełnienie funkcji pozostałym – zawodowym uczestnikom procesu budowlanego, co zostanie odnotowane kolejnymi wpisami w dzienniku budowy (powierzenie następuje przez zaproszenie – udostępnienie aktywnego dziennika imiennie wskazanym osobom).
W tym miejscu należy przedstawić kolejne ułatwienie związane z cyfryzacją dziennika budowy. Mianowicie, do EDB nie trzeba załączać kopii uprawnień budowlanych osób wpisanych do centralnego rejestru osób posiadających uprawnienia budowlane (e-CRUB), gdyż systemy EDB oraz e-CRUB są kompatybilne.
Należy podkreślić, że jeszcze przed rozpoczęciem robót budowlanych inwestor dokonuje wpisów wskazujących imiennie osoby, którym powierza funkcje kierownika budowy, inspektora nadzoru inwestorskiego oraz projektanta sprawującego nadzór autorski. (przyp. autora: Korelatem powierzenia funkcji kierowniczej na budowie jest obowiązek kierownika budowy polegający na protokolarnym przejęciu od inwestora terenu budowy wraz ze znajdującymi się na nim obiektami budowlanymi, urządzeniami technicznymi, stałymi punktami osnowy geodezyjnej oraz elementami środowiska przyrodniczego i kulturowego).
Od tego momentu za dalsze prowadzenie dziennika budowy odpowiada kierownik budowy, który czuwa na prawidłowością przebiegu robót budowlanych oraz chronologią dokonywania wpisów w EDB. W razie przeniesienia decyzji o pozwoleniu na budowę na nowego inwestora, nie generuje się nowego EDB, gdyż organ administracji architektonicznej zapewnia kolejnemu inwestorowi dostęp do aktywnego w systemie dziennika budowy.
Aby uniknąć zbiegu kilku inwestorów do tego samego EDB, organ administracji publicznej pozbawia dotychczasowego inwestora dostępu do dziennika w terminie trzech dni od dnia, w którym decyzja o przeniesieniu pozwolenia na budowę stała się wykonalna. Cyfrowy dziennik ułatwia więc następstwo prawne po stronie inwestora oraz zapewnia płynne przejście praw i obowiązków związanych z już rozpoczętą inwestycją budowlaną.
Nie można również zapomnieć o aspekcie czasowym korzystania z elektronicznego dziennika budowy. System EDB zapewnia dostęp online do dziennika budowy przez cały okres prowadzenia robót budowlanych, od momentu wydania elektronicznego dziennika budowy do czasu jego formalnego zamknięcia, którego dokonuje kierownik budowy. Następnie, już po zakończeniu budowy, dane zapisane w EDB przechowuje się przez okres 25 lat, licząc od dnia uzyskania przez obiekt statusu „oddany do użytkowania”.
Zakończenie robót i przejście z fazy budowy do etapu użytkowania obiektu budowlanego skutkuje tym, że dziennik budowy traci rację bytu, wobec czego należy założyć książkę obiektu budowlanego. Jak wspomniano na wstępie, książka obiektu może być prowadzona w tradycyjnej formie papierowej lub w wersji elektronicznej.
System c-KOB zapewnia przechowywanie cyfrowej książki obiektu budowlanego przez cały czas jego istnienia, a następnie przez okres 10 lat od formalnego zamknięcia książki, wraz z zakończeniem rozbiórki danego obiektu budowlanego. Cyfryzacja dokumentacji budowlanej obejmuje więc cały cykl życia obiektu budowlanego: EDB zapisuje zdarzenia związane z robotami budowlanymi, a c-KOB utrwala zdarzenia związane z eksploatacją obiektu aż do jego rozbiórki.
Dokonywanie wpisów w EDB oraz c-KOB
Nie tylko inwestor oraz kierownik robót, względnie upoważnieni inspektorzy nadzoru (inwestorskiego, autorskiego), mają dostęp do EDB. Prawo dokonywania wpisów w dzienniku budowy wynika wprost z przepisów Prawa budowlanego, a nie tylko z woli inwestora udostępniającego dziennik pozostałym uczestnikom budowy. Stosownie do treści art. 47e ust. 1 Prawa budowlanego uprawnionymi do dokonania wpisów są również geodeci (wykonujący na terenie budowy czynności geodezyjne) oraz funkcjonariusze publiczni.
Należy jednak pamiętać, że pracownicy nadzoru budowlanego mogą dokonywać wpisów w EDB jedynie w ramach kontroli przestrzegania przepisów na terenie budowy, ponadto mają obowiązek każdorazowego potwierdzania swej obecności na terenie budowy wpisem w dzienniku. Z tego względu obowiązkiem kierownika budowy jest udostępnienie EDB dalszym, uprawnionym osobom, czyli geodetom oraz imiennie upoważnionym pracownikom nadzoru budowlanego.
Również wpisy w książce obiektu budowlanego mogą dokonywać wyłącznie osoby uprawnione w rozumieniu Prawa budowlanego i w przepisanym terminie, tj. niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia zaistnienia okoliczności, której wpis ma dotyczyć. Znowelizowane przepisy obligują właścicieli i zarządców do imiennego wskazania osoby fizycznej zobowiązanej do prowadzenia książki obiektu budowlanego posadowionego pod danym adresem. Od tego momentu za prowadzenie książki w zgodzie z ustawą odpowiada wskazana w jej treści osoba.
Pamiętajmy, że książka obiektu budowlanego, podobnie jak księga wieczysta, związana jest z zindywidualizowaną nieruchomością, a nie z osobą właściciela. Wpisy w c-KOB służą urzędowemu utrwaleniu w porządku chronologicznym istotnych dla obiektu zdarzeń, takich jak przeprowadzone badania i przeglądy, sporządzone opinie techniczne oraz ekspertyzy, jak również wykonane kontrole okresowe i kontrole stanu technicznego.
Katalog ten determinuje krąg osób uprawnionych do dokonywania wpisów w książce obiektu budowlanego.
Są to oczywiście właściciel (lub zarządca) obiektu w zakresie niezbędnym do założenia książki obiektu budowlanego, wspomniana powyżej osoba prowadząca księgę (wskazana imiennie wpisem) oraz osoby przeprowadzające kontrole przewidziane w przepisach Prawa budowlanego. (przyp. autora: Zakres okresowych kontroli obiektów budowlanych wymienia art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego. W trakcie każdej kontroli należy bezwzględnie sprawdzić wykonanie zaleceń z poprzedniej kontroli. Z tego względu chronologia dokonywania wpisów w książce obiektów jest szczególnie ważna nie tylko z perspektywy właściciela, lecz także osoby kontrolującej, posiadającej uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności).
W razie przejścia obiektu budowlanego na nowego właściciela książka obiektu wraz z historią wpisów winna być kontynuowana przez następcę prawnego. W przypadku nieprzekazania książki obiektu budowlanego prowadzonej w postaci elektronicznej istnieje możliwość uzyskania dostępu do c-KOB w ramach odrębnej procedury przed Głównym Inspektorem Nadzoru Budowlanego. Nowy właściciel powinien złożyć wniosek o dalsze prowadzenia książki o statusie „otwarta” w systemie c-KOB (przyp. autora: Książka obiektu budowlanego w postaci elektronicznej od momentu założenia do zamknięcia ma w systemie c-KOB status „otwarta”).
Urzędowe przekazanie książki obiektu odbywa się po przedstawieniu przez nowego właściciela (lub zarządcę) dokumentów potwierdzających jego prawo do obiektu budowlanego. W ten sposób następuje zachowanie ciągłości wpisów dokonywanych w toku użytkowania obiektu budowlanego, nawet w sytuacji swoistej obstrukcji ze strony byłego właściciela.
Płynne przejście praw i obowiązków związanych z prowadzeniem książki obiektu jest dodatkowo zabezpieczone sankcją karną: jeżeli były właściciel (lub zarządca) obiektu budowlanego nie przekazuje następcy prawnemu książki tradycyjnej lub c-KOB, naraża się wówczas na karę grzywny orzekaną w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (przyp. autora: Grzywna za wykroczenie wynosi do 5000 zł i orzekana jest przez sąd karny).
Należy pamiętać, że wpisy w EDB i c-KOB mają szczególną moc dowodową, zarówno w procedurze administracyjnej (KPA), jak i w postępowaniach cywilnych przed sądami (KPC). Wartość dowodowa wpisu łączy się z domniemaniem prawdziwości zdarzeń, których wpis dotyczy (przyp. autora: Art. 244 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego: dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Podobnie w art. 76 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego: dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone).
W sprawach dotyczących obiektów budowlanych (spory z rękojmi i gwarancji, badanie katastrof budowlanych, nakazy rozbiórki) treść wpisów dokonanych przez osoby uprawnione może wskazywać na przyczynę lub współprzyczynę danego stanu rzeczy oraz determinować dalsze postępowanie dowodowe (przesłuchanie autorów wpisów, zlecenie biegłym przygotowania opinii po zapoznaniu się z dokumentacją budowy i książką obiektu). Dlatego inwestorzy i właściciele nieruchomości powinni kłaść jednakowy nacisk na formalną poprawność prowadzenia EDB i c-KOB oraz na merytoryczną jakość dokonywanych wpisów, korzystając w tym zakresie z wiedzy i doświadczenia osób legitymujących się uprawnieniami budowlanymi w odpowiedniej specjalności.
Procedura poprawiania wpisów
Na zakończenie warto przypomnieć o możliwości poprawienia wpisów. Po pierwsze, wpisy w EDB zamieszcza się w porządku chronologicznym, w sposób uniemożliwiający dokonanie późniejszych uzupełnień. Antydatowanie nie wchodzi więc w grę i należy je traktować jako działanie nielegalne.
W razie konieczności dokonania poprawki w treści zarejestrowanych wpisów w EDB należy bezwzględnie dokonać kolejnego wpisu, w przypisanej dla niego nowej dacie, oraz wprowadzić właściwą – nową treść wraz z uzasadnieniem wprowadzonej zmiany.
Analogiczna procedura rektyfikacji wpisów obowiązuje również dla cyfrowych książek obiektów budowlanych.
Podsumowanie
Cyfryzacja dziennika budowy oraz książki obiektu budowlanego to niewątpliwie oszczędność papieru i czasu. Dokonywanie wpisów na odległość, współdzielenie dostępu różnych osób do aktywnych rejestrów EDB i c-KOB oraz bezpieczne przechowywanie danych to kolejne atuty elektronicznego dokumentowania robót budowlanych oraz użytkowania wzniesionych obiektów.
Przekazywanie online dokumentacji w razie następstwa prawnego oraz transparentność dokonywanych zmian i poprawek w treści wpisów wzmacnia wiarygodność dziennika budowy oraz książki obiektu.
Rewolucja cyfrowa nie ominęła architektów, inżynierów budownictwa oraz zarządców nieruchomościami – również dla nich dodatkowym narzędziem pracy stał się smartfon lub tablet, za pomocą których realizują przypisane im funkcje w budownictwie oraz rejestrują zdarzenia zgodnie z wymogami zawodowej staranności.
