W jaki sposób można zmniejszyć koszty magazynowania? 10 sposobów na zmniejszenie kosztów magazynowania!

Koszty magazynowania towarów w Polsce mogą być znacznie obniżone poprzez zastosowanie różnych strategii zarządzania magazynem. Przedsiębiorcy mogą zminimalizować koszty poprzez optymalizację procesów magazynowych, takich jak zarządzanie zapasami, transportem i pakowaniem. W artykule podajemy 10 sposobów na obniżenie kosztów magazynowania.

Każdy przedsiębiorca, który chce zoptymalizować koszty magazynowania swojego asortymentu powinien uwzględnić kilka czynników. Należy podkreślić, że koszty związane z magazynowaniem towaru należą, łącznie z kosztami zaopatrzenia i dystrybucji, do kosztów logistycznych. Jeśli zaś chodzi o wydatki, które niesie za sobą magazynowanie, należy wyróżnić koszty dotyczące wynajmu i utrzymania powierzchni magazynowej, wyposażenia magazynu, zatrudnienia pracowników, przechowywania towaru oraz ewentualnych błędów zwiększających koszty magazynowania.

W jaki sposób można zmniejszyć koszty magazynowania? Poniżej kilka praktycznych wskazówek dotyczących obniżenia kosztów magazynowania.

Spis treści

1. Odpowiednia lokalizacja magazynu
2. Skrócenie czasu składowania
3. Określenie niezbędnej powierzchni magazynowania
4. Zarządzanie paletami
5. Optymalizacja kosztów transportu
6. Zmniejszenie zużycia energii
7. Redukcja personelu i automatyzacja procesów magazynowych
8. Monitoring stanu magazynu
9. Zabezpieczenie magazynowanego towaru
10. Korzystanie z outsourcingu usług logistycznych

Odpowiednia lokalizacja magazynu

Wybór odpowiedniej lokalizacji magazynu może znacznie wpłynąć na koszty magazynowania. Wybierz magazyn, który znajduje się w dogodnym miejscu, umożliwia łatwy dostęp do transportu, a jednocześnie jest niedrogi w utrzymaniu. Unikaj magazynów, które znajdują się w pobliżu popularnych turystycznych miejsc, ponieważ ich wynajem może być znacznie droższy

Skrócenie czasu składowania

Jednym z najbardziej oczywistych sposobów na zmniejszenie kosztów magazynowania jest skrócenie czasu składowania towarów. Im krócej towary będą przechowywane w magazynie, tym mniejsze będą koszty związane z magazynowaniem. Warto zatem działać szybko i sprzedawać towary tak szybko, jak to tylko możliwe. Pozwoli to też uniknąć ewentualnych strat związanych z zepsuciem, czy przeterminowaniem się towaru.

Spore wydatki wiążą się także z obsługą zwrotów. Aby je zminimalizować, warto regularnie monitorować jakość towarów i dostosowywać się do wymagań klientów jednocześnie dokładnie informując ich o tym, co kupują.

Określenie niezbędnej powierzchni magazynowania

Decydując się na budowę bądź wynajem magazynu, trzeba dokładnie określić, jaka powierzchnia obiektu okaże się niezbędna dla rozwoju firmy. W większości przypadków najbardziej opłacalny będzie oczywiście wynajem niezbędnego minimum. Żeby mieć maksymalny zysk z własnej powierzchni magazynowej, należy wykorzystać dosłownie każdy centymetr przestrzeni, który się da. 

Ustalenie niezbędnego minimum wymaga uwzględnienia ilości i gabarytów magazynowanych towarów, a także wymiarów maszyn, które będą używane (np. wózki widłowe). Pozwoli to przedsiębiorcy wyznaczyć optymalną wielkość przejazdów i do maksimum wykorzystać dostępną przestrzeń, dobierając m.in. właściwie regały. Ich wysokość i szerokość odgrywa bardzo istotną rolę w optymalizacji składowania, dlatego warto projektować je według wymiarów towaru. Regały powinny być dostosowane do specyfiki każdego pomieszczenia, w taki sposób, żeby zachować równowagę pomiędzy maksymalnym wykorzystaniem przestrzeni a płynnością ruchu towaru. Należy też pamiętać o możliwości wykorzystania przestrzeni pionowej.

Sprawdzą się tu na przykład automatyczne systemy wielopoziomowych regałów lub antresole. Takie rozwiązania pozwolą m.in. zmniejszyć wydatki na zatrudnienie dodatkowego personelu. Co do zasady system regałów powinien być zorganizowany w ten sposób, by maksymalnie skrócić proces zlokalizowania odpowiedniego towaru. Szybkie odnajdowanie jednostek składowania zapewnia płynny przepływ towaru przez magazyn, to zaś pozwala obsługiwać większą ilość zamówień i unikać przerw produkcyjnych. Takie skracanie czasu poszczególnych operacji procesu składowania z pewnością przyczyni się do zmniejszenia kosztów magazynowania.

• Przeczytaj koniecznie: Jakie koszty wiążą się z magazynowaniem towarów? Poradnik dla inwestora

Zarządzanie paletami

Kolejne oszczędności zapewni nam odpowiednie zarządzanie paletami. Po pierwsze możemy postawić na palety i pojemniki tekturowe zamiast drewnianych. Te drugie są nie tylko droższe same w sobie ale też zajmują więcej miejsca i więcej ważą, co znacznie zwiększa koszty ich transportu. Dzięki niższym i lżejszym paletom tekturowym do samochodu załadować uda się załadować więcej towaru, a tym samym zmniejszyć wydatki na paliwo. W dodatku tekturowe palety można zostawić z towarem u klienta, nie marnując powrotny kurs, przewożąc tarę zwrotną.

Ponadto warto rozważyć wykorzystanie palet używanych, które mimo nieznacznych defektów wizualnych zazwyczaj z powodzeniem mogą zastępować te nowe, kosztując przy tym o wiele mniej.

Optymalizacja kosztów transportu

Znacznych kosztów wymaga również transportowanie towarów z magazynu do klientów. Koszty te mogą się różnić w zależności od rodzaju transportu, odległości i ilości transportowanych towarów. Aby je zminimalizować, warto optymalizować proces transportowy, np. poprzez zwiększenie liczby zamówień na jednym pojeździe lub wykorzystanie transportu zbiorowego.

Zmniejszenie zużycia energii

Wydatki na prąd i ogrzewanie w sposób nieunikniony wiążą się z prowadzeniem magazynu. Koszty energii mogą znacząco się różnić w zależności od sposobu jej pozyskiwania. Przy wyborze magazynu warto zwrócić uwagę na źródła energii, jakie są dostępne, i wybrać te, które będą najbardziej ekonomiczne i przyjazne dla środowiska. Koszty takie można też wyraźnie ograniczyć, dbając o skuteczną izolację termiczną budynku, montując wewnątrz lampy ledowe i automatyczne oświetlenie, czy też dbając o dopływ naturalnego światła za dnia.

• Przeczytaj koniecznie: Magazyny energii w halach przemysłowych - technologie i zastosowanie

Redukcja personelu i automatyzacja procesów magazynowych

Niemałe koszty wiążą się także z zatrudnianiem personelu do obsługi magazynu. Koszty te zależą od wielu czynników, takich jak wielkość magazynu, liczba pracowników, ich kwalifikacje, doświadczenie, wymagane uprawnienia, itp. Aby uniknąć nadmiernych kosztów, warto zwrócić uwagę na potrzeby kadrowe i na bieżąco analizować efektywność zasobów ludzkich. Należy rozważyć liczbę pracowników na każdym roboczym miejscu, stałych i tymczasowych. Może się okazać, że stały pracownik będzie bardziej opłacalny niż tymczasowy, albo że niektóre etaty będzie można całkowicie zredukować np. przez zautomatyzowanie niektórych procesów magazynowych.

Automatyzacja procesów magazynowania to niewątpliwie koszystna inwestycja. Dla przykładu układnice regałowe pozwalają zaoszczędzić na wózkach widłowych i personelu do obsługiwania. Duże hale magazynowe mogą być kontrolowane i obsługiwane przez jednego lub parę pracowników, którzy się znajdują w biurze, sterując i koordynując działaniem systemu.

Monitoring stanu magazynu

Trzeba też pamiętać o kosztach bieżącego utrzymania magazynu, regularnej konserwacji i napraw, a także dbałości o czystość i higienę. Koszty te mogą być znaczne, a ich wysokość będzie zależała od wielu czynników, takich jak wiek budynku, jego wyposażenie, ilość i rodzaj wykorzystywanych urządzeń, itp. Warto zatem pamiętać o regularnym monitorowaniu stanu magazynu i wykonywaniu koniecznych napraw, aby uniknąć niepotrzebnych kosztów.

Zabezpieczenie magazynowanego towaru

Choć aspekt ten często bywa często bagatelizowany, warto pamiętać, że nawet najbardziej doświadczonym przedsiębiorcom zdarza się ponosić straty związane z uszkodzeniem lub utratą towaru. Chodzi tu m.in. o takie sytuacje jak włamanie do magazynu i kradzież towaru, pożar, zalanie, czy nawet zaleganie w magazynie asortymentu z winy klienta czy po terminie przydatności. Aby zapobiec związanym z tym dodatkowym kosztom, należy przede wszystkim przeanalizować ewentualne niebezpieczeństwa, określić czynniki, które mogą mieć na nie wpływ i wdrożyć procedury, których celem będzie niedopuszczenie do takich zdarzeń.

Uszkodzeń towaru można uniknąć wprowadzając odpowiednie procedury pakowania i transportu wewnętrznego. Jeśli mamy magazynować szybko psujące się towary, przydałoby się wykorzystać systemy wspomagające składowanie. Montowanie w pomieszczeniach klimatyzatorów, nagrzewnic i termostatów zapewni odpowiednie warunki przechowywania, a towary zachowają należny stopień jakości. Z kolei ryzyko włamań i kradzieży ograniczymy instalując systemy monitoringu, czy alarmu albo zatrudniając ochronę. Warto od czasu od czasu przeprowadzać szkolenia personelu w kwestii bezpieczeństwa w magazynie.

Korzystanie z outsourcingu usług logistycznych

Opłacalnym finansowo rozwiązaniem dla przedsiębiorcy może okazać się skorzystanie z outsourcingu usług logistycznych, tj. zlecenie przechowywania towaru zewnętrznej firmie. Rozwiązanie takie pozwala uniknąć licznych kosztów magazynowania związanych z utrzymaniem obiektu, zatrudnieniem personelu i pracami magazynowymi. Przedsiębiorca płaci wówczas wyłącznie za powierzchnię magazynu zajętą przez swój asortyment.

Niektórzy decydują się także na tzw. fulfillment, a więc zlecenie podmiotowi zewnętrznemu pełnej obsługi zamówień. Dzięki takiej współpracy przedsiębiorca w ogóle nie musi martwić się wydatkami, do których należą koszty usług magazynowych czy koszty magazynowania nieodebranego towaru. 

• Przeczytaj też: Logistyka kontraktowa - co to jest i czym się zajmuje?

W Polsce działa wiele firm, które oferują usługi magazynowania zarówno dla dużych centrów dystrybucyjnych, jak i mniejszych magazynów lokalnych. Są to tacy dostawcy jak DHL, UPS, Raben Group, czy FM Logistic. W ich ofercie można znaleźć elastyczne rozwiązania pozwalające dostosować koszty do potrzeb danego przedsiębiorcy, uniknąć niepotrzebnych wydatków i zwiększyć zyski firmy. To m.in. magazyny dedykowane, magazyny ogólnego użytku, magazyny wysokiego składowania, czy magazyny chłodnicze i zamrażarki. Warto zatem dokładnie zbadać i porównać dostępne oferty, aby wybrać najlepszą opcję pod względem jakości i ceny.