Rejestracja czasu pracy – jak działa system RCP?
Ewidencja czasu pracy w niejednej firmie nadal prowadzona jest w formie papierowej, jednak z całą pewnością jest to metoda mało efektywna i generująca potencjalne błędy. Szczególnie w przypadku większych firm, w których pracuje kilkadziesiąt czy więcej osób, warto postawić na elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy (systemy RCP). Do ich niewątpliwych zalet można zaliczyć możliwość połączenia z innymi systemami do zarządzania różnymi obszarami firmy.
Spis treści
- Do czego służy system rejestracji czasu pracy?
- Jak działa system RCP?
- Z czego składa się elektroniczny system ewidencji czasu pracy?
- Korzyści ze stosowania elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy
Do czego służy system rejestracji czasu pracy?
Warto podkreślić, że prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy bez względu na liczbę zatrudnionych osób w przedsiębiorstwie. Jednak nie należy podchodzić do tego tylko jak do realizacji ustanowionych prawem przepisów. Zastosowanie odpowiedniego systemu rejestracji czasu pracy może bowiem przynieść przedsiębiorstwu określone korzyści – od kontrolowania obecności pracowników w firmie, przez usprawnienie całego procesu ewidencjonowania liczby przepracowanych przez nich godzin, aż po ułatwienie naliczania wynagrodzenia pracowników.
- Dowiedz się także: Smart Factory. Jak będzie wyglądać fabryka przyszłości?
Jak działa system RCP?
Tradycyjne, papierowe listy obecności, zwykle dostępne przy wejściu do budynku (lub działu czy pokoju), wymagają od pracownika złożenia podpisu w chwili rozpoczęcia przez niego pracy. W przypadku przedsiębiorstw o elastycznych godzinach pracy często konieczne jest również wpisywanie dokładnej godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Rejestrowanie czasu pracy może odbywać się również poprzez wpis na komputerze na odpowiednio do tego przeznaczonej stronie internetowej (aplikacji). W przypadku pracowników, którzy pracują zdalnie lub są w delegacji, rejestracja rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy może odbywać się przy wykorzystaniu smartfona. Aplikacja ta może również służyć do zgłaszania absencji pracownika.
Najpopularniejsze obecnie są jednak elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy, które do tego procesu wykorzystują całkowicie inne narzędzia. Papierową listę obecności zastępują bowiem elektroniczne rejestratory z wbudowaną pamięcią, na której przechowywane są dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy przez wszystkich pracowników. Również te czytniki mogą być zlokalizowane w różnych miejscach – najczęściej umieszcza się je w okolicach wejścia do budynku, określonej strefy czy pomieszczenia (w budynku może znajdować się wiele takich punktów rejestracyjnych). Każdy pracownik zobowiązany jest do „odbicia się” na początku swojego dnia pracy i po jego zakończeniu. Dzięki temu możliwe jest sprawdzenie i wygenerowanie w każdej chwili listy obecności, a także dokładnej ewidencji przepracowanych dni i godzin każdego pracownika w dowolnym przedziale czasu.
- Przeczytaj również: Jak działa parkingowy system kontroli dostępu, czyli jak wjechać na parking ze szlabanem?
Z czego składa się elektroniczny system ewidencji czasu pracy?
Systemy rejestracji czasu pracy składają się przeważnie z dwóch podstawowych elementów, tj. czytnika i współpracującego z nim, indywidualnie zakodowanego urządzenia, za pomocą którego odbywa się rejestracja i w które jest wyposażony każdy pracownik.
Czytnikiem jest najczęściej urządzenie wielkości tableta czy smartfona. Im jest ono większe, tym teoretycznie może mieć więcej różnorodnych funkcjonalności. Urządzenie to może być umieszczone w dowolnym miejscu, np. może wisieć na ścianie w pobliżu drzwi wejściowych, ale równie dobrze może stać na biurku lub innym meblu. Ważne, żeby było to miejsce ze swobodnym dostępem dla każdego pracownika.
Najpopularniejsze są rejestratory czasu pracy na kartę. Złożenie takiego elektronicznego podpisu odbywa się poprzez przyłożenie do wspomnianego czytnika odpowiedniego urządzenia, zwanego identyfikatorem osobistym. Urządzenie to najczęściej ma postać karty zbliżeniowej (RFID, z kodem QR lub kreskowym) wielkości karty kredytowej lub breloka o różnej wielkości i kształcie.
Istnieją też rozwiązania, w których nie wykorzystuje się urządzeń identyfikujących. Może je zastąpić wpisywane na rejestratorze indywidualne hasło lub kod PIN. Jest to jednak rozwiązanie, które ma dwie poważne wady. Po pierwsze, pracownik może zapomnieć hasło/kod i zanim zostaną mu nadane nowe uprawnienia, będzie miał problem z zarejestrowaniem się w systemie, a często również z korzystania z innych funkcjonalności systemu. Po drugie, takie hasło/kod można przekazać innemu pracownikowi, który w przypadku np. spóźnienia zarejestruje odpowiednio wcześniej wejście pracownika do firmy i rozpoczęcie pracy.
Nowoczesne rejestratory czasu pracy do identyfikacji mogą wykorzystywać cechy biometryczne pracowników i współpracować z systemami biometrycznej kontroli dostępu. Takie rozwiązania, z zastosowaniem detekcji twarzy lub czytnika linii papilarnych, są znacznie bardziej skomplikowane i droższe we wdrożeniu, zapobiegają jednak zgubieniu urządzeń rejestrujących i „odbiciu się” w systemie przez uczynnego kolegę.
Korzyści ze stosowania elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy
Najważniejsze zalety każdego elektronicznego systemu ewidencji czasu pracy w przedsiębiorstwie to:
- dokładna ewidencja czasu pracy każdego pracownika,
- możliwość generowania o każdej porze aktualnych list obecności,
- tworzenie szczegółowych raportów,
- ograniczenie do minimum możliwości popełnienia błędu podczas rejestracji wejścia/wyjścia.
Dostępne na rynku rozwiązania oferują często wiele innych funkcjonalności, które pozwalają jeszcze lepiej zarządzać czasem pracy w firmie.
Ponieważ system rejestruje dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracodawca ma dokładne informacje o spóźnieniach pracowników, a także o przedwczesnych wyjściach. Jeśli zdarzają się one systematyczne, otrzymuje narzędzie do upomnienia, a nawet ukarania pracownika.
Bardzo często systemy rejestracji czasu pracy są powiązane z systemami kontroli dostępu (do budynku, wybranej strefy). W takich rozwiązaniach system rejestruje każdorazowe wejście i wyjście z obszaru pracy i może służyć do kontrolowania liczby i długości przerw w czasie pracy. Z reguły większość pracodawców nie robi problemów z wyjściem na papierosa, do kuchni czy toalety, jeśli jednak czynności te powtarzają się nagminnie i trwają stosunkowo długo, również może być to podstawą do wszczęcia odpowiednich działań. Dokładne kontrolowanie wszystkich wejść i wyjść może służyć także do określenia czasu, jaki pracownicy spędzają na efektywnej pracy, a jaki na pozostałych czynnościach, które nie są związane z zadaniami operacyjnymi. W skali całego przedsiębiorstwa pozwoli to lepiej zaplanować np. cele produkcyjne, a jeśli ilość efektywnego czasu pracy jest niepokojąco mała – stanowi podstawę do wprowadzenia odpowiednich działań naprawczych.
Niewątpliwą zaletą elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy jest możliwość współpracy z innymi systemami, jakie funkcjonują w przedsiębiorstwie. Najczęściej mamy do czynienia ze współpracą z systemem kontroli dostępu, dzięki czemu pracodawca ma wgląd w każde wejście i wyjście pracownika do/z budynku. Możliwe jest jednak włączenie systemu ewidencji pracy do systemów zarządzania produkcją czy systemów bezpieczeństwa budynku. Możliwości jest bardzo dużo. Wszystko zależy przede wszystkim od pomysłowości i faktycznych potrzeb w konkretnej firmie.
